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Extranet
Mit dem heutigen Tag endet die Übergangsfrist der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DS-GVO. Zusätzlich tritt das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft. Was sich dadurch bei uns ändert.
Wohl kaum eine EU-Verordnung und Änderung der Rechtslage hat in den letzten Jahren so viel Wirbel auf den letzten Drücker ausgelöst, wie die DS-GVO. Denn Sie betrifft nicht nur große Konzerne, nicht nur jeden Gewerbetreibenden, sondern auch jeden Verein, jeden Blogger. Die Frage, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden soll, betrifft eben jede Person.
In der Versicherungsbranche sind wir ja „zum Glück“ die Dauer-Neu-Regulierung durch den Gesetzgeber gewohnt. Gefühlt ändert sich seit geraumer Zeit Jahr um Jahr etwas durch neue Gesetze und immer neue Vorschriften. Als Versicherer oder Versicherungsvermittler ist man sozusagen im Dauer-Umsetzungsmodus: Eine neue Rechtslage verstehen, interpretieren, Vorgänge im Unternehmen analysieren, Änderungen vornehmen, Arbeitsabläufe und Dokumente anpassen.
Datenschutz bisher bei Helberg Versicherungsmakler
Ganz ehrlich: Wir haben seit der Unternehmensgründung noch nie Schindluder mit den personenbezogenen Daten von Interessenten, Kunden oder Mitarbeitern betrieben. Wir möchten nämlich, dass das auch niemand mit unseren eigenen Daten macht. Informationen, die Sie uns anvertraut haben, haben wir stets vertraulich behandelt und nur für den Zweck verwendet, für die sie uns anvertraut wurden: Die Analyse finanzieller Risiken, die Vermittlung von Versicherungen und die Verwaltung von Versicherungsverträgen.
Oft haben wir mit Versicherern heftig diskutieren müssen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Zum Beispiel, wenn wir unsere Risikovoranfragen anonymisiert oder pseudonymisiert versandt haben. Das machen wir ja nun seit vielen Jahren so. Dass wir damit nicht nur die personenbezogenen Daten unserer Kunden schützen, sondern auch die Versicherer vor (unbeabsichtigten) Datenschutzverstößen, haben immerhin viele unserer Ansprechpartner bei den Versicherern im Laufe der Jahre verstanden. Vielleicht werden es in Zeiten der DS-GVO ja nun ein paar mehr?
Was ändert sich durch die DS-GVO?
Manche meinen ja, durch die DS-GVO ändere sich eigentlich gar nicht so viel. Wenn man sich aber die Mühe macht, sie zu lesen, können einem doch die einen oder anderen Punkte auffallen. Was sich auf jeden Fall ändert oder ändern sollte: Die Sensibilität, mit der man personenbezogene Daten verarbeitet.
Apropos „verarbeiten“: Darunter versteht die DS-GVO:
„das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;“
An dieser Definition des „Verarbeitens“ kann man gut darstellen, dass die Regelungen der DS-GVO vielleicht doch nicht so ganz durchdacht sind. Das wird am Beispiel von Gesundheitsdaten deutlich.
Personenbezogene Daten behandeln wir vertraulich. Schon immer. Grafikquelle: colourbox.com
Die DS-GVO und Gesundheitsdaten
Ihre allgemeinen personenbezogenen Daten dürfen wir laut DS-GVO verarbeiten. Vorausgesetzt, dass das für die Erfüllung eines Vertrages von Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Veranlassung erfolgen. Das ist sicherlich ein ganz typischer Fall in unserem Unternehmen.
Gesundheitsdaten hingegen gehören zu einer besonderen Kategorie personenbezogener Daten: Ihre Gesundheitsdaten dürfen wir als Versicherungsmakler laut DS-GVO nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten. Soweit, so nachvollziehbar.
Ohne Einwilligung weder Speichern noch Löschen
Nun kommt es jedoch immer wieder vor, dass uns bis dahin unbekannte Interessenten per E-Mail gleich ihre halbe Krankengeschichte mitteilen. Zum Beispiel, um nachzufragen, ob sie damit noch eine Berufsunfähigkeitsversicherung bekommen können.
In solchen Fällen stellt sich uns nun ganz pragmatisch die Frage, was wir unter „ausdrücklicher Einwilligung“ verstehen sollen? Können wir die unverlangt zugesandte Information als eine solche „ausdrückliche Einwilligung“ verstehen und verarbeiten? Falls nicht, sehen wir da nämlich ein kleines Problem: Die DS-GVO definiert – siehe oben – nicht nur die Speicherung als Verarbeitung, sondern auch das Löschen. Eine „ausdrückliche Einwilligung“ benötigen wir also faktisch auch für das Löschen einer solchen E-Mail. Wenn aber schon eine unverlangt zugesandte E-Mail als Einwilligung interpretiert werden kann, dann muss es doch erst Recht bei erbetenen Informationen der Fall sein, oder?
Wir haben diese kleine Fragestellung der Landesbeauftragten für den Datenschutz des Landes Niedersachsen gestellt und sind auf die Antwort sehr gespannt…
DS-GVO – so sind wir in Sachen Datenschutz aufgestellt
Ein paar Dinge sind Ihnen vielleicht beim Aufruf dieser Seite bereits aufgefallen:
- Selbstverständlich verfügt unsere Website (bereits seit längerem) über eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. So bleiben Daten, die Sie hier über ein Kontaktformular eingeben, vertraulich. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
- Wir haben jetzt einen Hinweis, dass wir Cookies verwenden. Überraschen wird Sie das wohl kaum.
- Unsere Datenschutzerklärung haben wir vollständig neu überarbeitet. Wir erklären nun viel ausführlicher, was auf unserer Website und in unserem Versicherungsmakler-Betrieb mit Ihren personenbezogenen Daten passiert. Außerdem teilen wir Pflichtinformationen mit und informieren Sie über Ihre Rechte.
- Unsere Kontaktformulare haben wir in der Form angepasst, dass Sie nun genauer erkennen können, welche Einwilligung Sie durch das Absenden erteilen.
Richtig stolz sind wir auf unser noch relativ neues HELBERG EXTRANET zur sichereren Kommunikation: Es ist sicherer als eine unverschlüsselte E-Mail, schneller als die Post, einfach in der Handhabung, übersichtlich und für Sie gratis. Die Nutzung ist mit PC, Laptop, Tablet und Smartphone möglich. Weiterer Vorteil: Sie werden bei neuen Infos unverzüglich per Mail informiert, können alles beliebig oft nachlesen und sehen jederzeit den Bearbeitungsstand. Ihre Rückfragen beantworten wir gern auf dem gleichen Wege. Registrieren Sie sich gleich oder senden Sie uns eine Nachricht, wenn wir Sie für das HELBERG EXTRANET freischalten sollen.- Die Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten (siehe oben) haben wir konkretisiert. Die Antwort der Landesbeauftragten für den Datenschutz steht ja noch aus…
- Last but not least: Zum 01.06.2018 haben wir einen externen Datenschutzbeauftragten berufen. Nicht, weil wir es müssen, sondern weil wir Datenschutz eben wirklich ernst nehmen. Die Kontaktdaten teilen wir rechtzeitig mit.
Richtig stolz sind wir auf unser noch relativ neues
Fazit
Obwohl wir unseren Umgang mit personenbezogenen Daten im Kern nicht ändern mussten, bedeutete die DS-GVO doch eine Menge Arbeit und eine Menge Änderungen im Detail für uns. Ich bin überzeugt, dass das auch eine Dauerbaustelle bleiben wird. Schließlich sind noch viele Fragen offen, was die konkrete Umsetzung angeht. Aber auch das kann ich feststellen: Sie sind es uns wert.
DS-GVO
Kommentare zu diesem Beitrag
Haben Sie vom Landesdatenschutzbeauftragten zur der Frage bzgl. des Umgangs mit unverlangt zugesandte E-Mails eine Antwort? Ich würde mich über eine Antwort bzw. einen Hinweis auf ein Statement der Aufsichtsbehörde freuen.
VG
Hallo Frau Rengers,
nur telefonisch: Da freiwillig zugesandt, sollen wir von einer Einwilligung ausgehen, sie aber anschließend noch schriftlich einholen. Also praktikabel.
Herzliche Grüße
Matthias Helberg