Patientenakte: Was tun, wenn der Arzt die Herausgabe verweigert?

Das Wichtigste in Kürze

Zuletzt aktualisiert: 17.09.2026

Warum Ihre Patientenakte für BU- und RLV-Anträge so wichtig ist

Viele gesetzlich krankenversicherte Menschen wissen nicht, was in ihrer Patientenakte beim Arzt steht. Vielleicht Diagnosen, die Sie nie besprochen haben – oder schon vergessen haben. Kurzzeitige Beschwerden, die als dauerhafte Probleme kodiert wurden. Abrechnungsdiagnosen, die die Praxis routinemäßig setzt, aber kein echtes Krankheitsbild darstellen.

Für die Versicherer, bei denen Sie eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) oder Risikolebensversicherung (RLV) abschließen, ist es von entscheidender Bedeutung, was dokumentiert ist. Manchmal schon beim Abschluss, spätestens im Leistungsfall, wenn der Versicherer zahlen soll.

Wenn im Antrag eine Diagnose fehlt, die in der Akte steht, kann das später zu Problemen führen – im schlimmsten Fall zum Verlust des Versicherungsschutzes, dem BU-GAU.

Deshalb empfehlen wir vor jedem BU- oder RLV-Antrag:
Fordern Sie den „Laufzettel“ oder gleich Ihre Patientenakte beim Hausarzt und eine Auskunft über die gespeicherten Leistungs- und Abrechnungsdaten bei Ihrer gesetzlichen Krankenkasse an. Immer.

Wie sich manche Arztpraxen drücken

Sicherlich verhält sich die große Mehrheit der Ärzte gesetzeskonform. Für ihr Verständnis ist es bestimmt förderlich, wenn man den Hintergrund für die Bitte um Auskunft nennt: „Ich möchte eine Berufsunfähigkeitsversicherung abschließen und muss dafür korrekte und vollständige Gesundheitsangaben beim Abschluss machen.“

Immer wieder berichten uns Kundinnen und Kunden aber auch von Aussagen wie:

• „Dafür müssen Sie persönlich zu uns in die Praxis kommen.“
• „Die Versicherung soll uns ihren Fragebogen schicken, dann füllen wir ihn aus.“
• „Ich bin tief enttäuscht, das Vertrauensverhältnis scheint mir nicht mehr gegeben zu sein.“

Eine Auskunft an die Versicherung ersetzt nicht Ihr eigenes Recht auf Einsicht und eine Kopie. Auch ein angeblich gestörtes Vertrauensverhältnis ist kein Grund, Ihnen diese Rechte zu verweigern.

Beim persönlichen Erscheinen muss man unterscheiden: Möchten Sie die Originalakte einsehen, findet das in der Regel in der Praxis statt. Verlangen Sie eine Kopie, darf die Praxis einen persönlichen Besuch nicht pauschal zur Voraussetzung machen. Berechtigte Zweifel an Ihrer Identität darf sie allerdings klären.

Ebenfalls wichtig: Für die Herausgabe von Unterlagen müssen Sie nicht Ihre Krankenkassenkarte vorlegen.

Ihre Rechte: Was das Gesetz klar regelt

Eine Auskunft oder Kopie Ihrer Patientenakte ist kein freundliches Entgegenkommen der Praxis. Es ist Ihr verbrieftes Recht. Was sind die Rechtsgrundlagen?

§ 630g BGB – Ihr Recht auf Einsicht und Kopien

Sie können unverzüglich Einsicht in Ihre vollständige Patientenakte verlangen. Außerdem haben Sie Anspruch auf eine Kopie – auch in elektronischer Form. Die erste Kopie ist kostenlos. Das regelt § 630g BGB.

Einschränkungen sind nur zulässig, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Eine Ablehnung muss begründet werden. Lassen Sie sich die Gründe möglichst schriftlich mitteilen.

DSGVO Art. 15 – Ihre kostenlose Erstkopie

Neben dem Patientenrecht gibt es auch das Datenschutzrecht:
Auch daraus ergibt sich, dass Sie Anspruch auf eine Kopie aller personenbezogenen (Gesundheits-)Daten haben. So steht es im Artikel 15 der DSGVO.

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshof aus 2023 hat bestätigt, dass die erste Kopie kostenlos ist (EuGH Urteil vom 26.10.2023, Az. C-307/22)

Wann Praxen verweigern dürfen – und wann nicht

Erlaubt wäre eine Einschränkung nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel:

• akute Selbstgefährdung bei schwerer psychischer Krise,
• schutzwürdige Interessen Dritter (z. B. in Psychotherapieakten).

Nicht zulässig sind hingegen:

• „Wir haben gerade keine Zeit.“
• „Das machen wir grundsätzlich nicht.“
• „Kommen Sie mal zur Untersuchung vorbei.“
• „Das kostet extra, deshalb machen wir es nur ungern.“
• „Wir müssen die Akte erst komplett digitalisieren, das dauert Monate.“

Schritt-für-Schritt: So fordern Sie Ihre Patientenakte richtig an

„Wie man in den Wald ruft, so schallt es heraus“, ist ein altes deutsches Sprichwort. Sprich: Mit Freundlichkeit erreicht man häufig mehr. Nutzt Freundlichkeit nichts, sollte man am Ball bleiben und Schritt für Schritt eskalieren.

1. Höflich anfragen – und Rechtsgrundlagen nennen

Eine kurze, sachliche Anfrage genügt in vielen Fällen. Der Hinweis auf den Hintergrund (Abschluss einer BU / RLV oder ähnlichem) fördert das Verständnis. Wenn man Verständnis für die Überlastung vieler Arztpraxen hat, kann man auch anbieten, die Kosten für Kopien zu übernehmen. Denn umsonst arbeitet niemand gerne.

2. Nachfassen und eine konkrete Frist setzen

Bleibt Ihre Anfrage unbeantwortet, erinnern Sie die Praxis schriftlich und bitten Sie beispielsweise um Bereitstellung innerhalb von 14 Tagen. Nennen Sie dabei § 630g BGB und Art. 15 DSGVO.

Die 14 Tage sind eine von Ihnen gesetzte Frist. Gesetzlich gilt: Die Einsicht nach § 630g BGB ist unverzüglich zu gewähren. Bei einem Auskunftsantrag nach der DSGVO muss die Praxis grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats reagieren. Eine Verlängerung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich; darüber muss sie Sie innerhalb des ersten Monats mit Begründung informieren.

3. Archivierungsprobleme berücksichtigen

Gerade bei älteren Praxen liegen Akten teilweise noch:

• im Kellerarchiv,
• bei externen Dienstleistern,
• in veralteten Softwaresystemen.

Eine höfliche Nachfrage erleichtert den Ablauf für beide Seiten.

4. Wenn die Praxis nicht reagiert

Bleibt Ihre Anfrage trotz Erinnerung erfolglos, fragen Sie zunächst bei der Praxisleitung nach. Bitten Sie um einen konkreten Termin für die Bereitstellung oder um eine schriftliche Begründung der Ablehnung.

Wird Ihr datenschutzrechtlicher Auskunftsanspruch nicht erfüllt, können Sie sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Auch die zuständige Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer kommt als Ansprechpartner bei einer verweigerten Akteneinsicht infrage.

Bewahren Sie Ihre Anfrage, Erinnerungen und Antworten der Praxis auf. So können Sie den bisherigen Ablauf nachweisen.

Manchmal hat es sich in der Vergangenheit auch bewährt, wenn wir als Versicherungsmakler uns eingeschaltet haben und um die Auskunft gebeten haben. Dafür benötigen wir eine entsprechende Vollmacht mit Schweigepflichtentbindung von Ihnen.

Musterschreiben

Im Zuge unserer Beratungstätigkeit zum Beispiel zum Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung stellen wir unseren Kundinnen und Kunden gern praxiserprobte Musterschreiben zur Verfügung. Damit können Sie Ihre Patientenakte bei Arztpraxen und die gespeicherten Leistungs- und Abrechnungsdaten bei Ihrer Krankenkasse anfordern. Falls erforderlich, haben wir auch eine Vorlage für die Anfrage bei der Kassenärztlichen Vereinigung (kann sinnvoll sein, wenn man mehrfach die Krankenkasse gewechselt hat).

Sonderfälle: Psychotherapieakten & elektronische Patientenakte

Auch bei einer Psychotherapie haben Sie grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in Ihre vollständige Patientenakte. Dazu gehören auch dokumentierte persönliche Eindrücke und Einschätzungen der behandelnden Person.

Einschränkungen sind nur zulässig, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Die Praxis muss das im Einzelfall begründen. Müssen einzelne Angaben zum Schutz anderer Personen geschwärzt werden, rechtfertigt das nicht automatisch, die gesamte Akte zurückzuhalten.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein zusätzliches Angebot, ersetzt aber nicht die klassische Praxisakte der Ärzte.

Typische Probleme – und wie Sie sie entschärfen

• Veraltete Diagnosen: Können problematisch werden, wenn sie einem Versicherer bekannt werden, obwohl er selbst in seinem Antrag gar nicht danach fragt.
• Abrechnungsdiagnosen: Für die Versicherer ist ausschlaggebend, was Sie wirklich hatten, weniger, was ein Arzt mit der Krankenkasse abgerechnet hat. Im Leistungsfall fragt der Versicherer aber i.d.R. bei der Krankenkasse an und kann auf Widersprüche zu Ihren Angaben beim Abschluss stoßen, was dann mindestens erklärungsbedürftig wird.
• Ausreden: Darf man als solche bezeichnen und ignorieren die Rechtslage.

Worauf Sie bei der Durchsicht Ihrer Patientenakte auch stoßen: Wir unterstützen Sie bei der Einordnung, was Sie beim BU-Abschluss angeben müssen, was nicht und wie man gegenüber den Versicherern am besten mit Abrechnungsdiagnosen umgeht.

Wie wir Sie unterstützen

Seit vielen Jahren unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden, beim Abschluss alles korrekt und vollständig anzugeben. Denn das ist im Ernstfall „die halbe Miete“. Unsere Zahlen z.B. für das Jahr 2025 belegen den Erfolg dieser Vorgehensweise: Kein Antrag abgelehnt. Alle Leistungsanträge anerkannt. Unser BU-Jahr 2025.

1. Musterschreiben

Sie erhalten von uns ein Musterschreiben, mit dem Sie Ihre Patientenakte z.B. beim Hausarzt und der Krankenkasse oder Krankenversicherung anfordern können.

2. Aktencheck

Im Rahmen unserer Beratung zum Versicherungsabschluss prüfen wir mit Ihnen die Gesundheitsunterlagen. Wir klären, welche Angaben der jeweilige Versicherer verlangt und welche Unstimmigkeiten vorher aufgearbeitet werden sollten. Einen eigenständigen Aktencheck ohne Zusammenhang mit einer Versicherungsvermittlung bieten wir nicht an.

3. ICD-10-Code-Knacker

Sie stoßen in den Unterlagen auf ICD-10-Codes wie F40.0 – und das sagt Ihnen nichts? Nutzen Sie unseren ICD-Code-Knacker!

Häufige Fragen (FAQ)

Hier die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Patientenakte.

Fazit: Patientenrecht wahrnehmen – Versicherungsschutz sichern

Die Einsicht in Ihre Patientenakte ist kein lästiger Formalismus, sondern ein wichtiges Recht. Es hilft Ihnen, Versicherungsanträge korrekt zu stellen, damit Sie sich auf Ihren Schutz verlassen können.

Mit klaren Schritten, freundlicher Kommunikation und dem richtigen Verständnis lässt sich die Akteneinsicht meistens problemlos umsetzen.

Wenn Sie möchten, begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zur Berufsunfähigkeitsversicherung.

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Sie möchten über uns eine Berufsunfähigkeits- oder Risikolebensversicherung abschließen? Dann unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Beratung gern auch bei der Aufarbeitung Ihrer Gesundheitsangaben.

Weiterführende Links

• Gesundheitsfragen
• Vorerkrankungen und K.O.-Diagnosen
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• Anonyme Risikovoranfrage
• Je schlimmer die Diagnose, desto mehr Geld für Arzt und Krankenkasse
• Dein Weg zur BU